Wspólnota mieszkaniowa powstaje z chwilą wyodrębnienia pierwszego lokalu w nieruchomości. W praktyce najczęściej jest to moment zawarcia aktu notarialnego sprzedaży lokalu przez dewelopera lub dotychczasowego właściciela (np. gminę, przedsiębiorstwo państwowe). W zasobach spółdzielni mieszkaniowej wspólnota mieszkaniowa powstaje po wyodrębnieniu ostatniego lokalu lub po podjęciu uchwały przez większość właścicieli danej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa może również powstać na skutek orzeczenia sądu o zniesieniu współwłasności nieruchomości (np. w wyniku podziału spadku) oraz upadłości przedsiębiorstwa/spółdzielni mieszkaniowej, gdy właścicielami lokali w nieruchomości stają się, co najmniej dwa podmioty.

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali

Art. 6. Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych 

Art. 24¹. Większość właścicieli lokali w budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości, obliczana według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, może podjąć uchwałę, że w zakresie ich praw i obowiązków oraz zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Art 26. Jeżeli w określonym budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości została wyodrębniona własność wszystkich lokali, po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu stosuje się przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Spółdzielnia w terminie 14 dni od dnia wyodrębnienia własności ostatniego lokalu w określonym budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości zawiadamia o tym na piśmie właścicieli lokali w tej nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa w zasobach spółdzielczych powstaje z mocy prawa w dwóch przypadkach. Po pierwsze, po wyodrębnieniu ostatniego lokalu w danej nieruchomości. Po drugie, w przypadku likwidacji spółdzielni, postępowania upadłościowego albo postępowania egzekucyjnego z majątku spółdzielni, gdy nabywcą udziału w nieruchomości nie będzie inna spółdzielnia mieszkaniowa.

Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych 

Art. 26 Jeżeli w określonym budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości została wyodrębniona własność wszystkich lokali, po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu stosuje się przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Spółdzielnia w terminie 14 dni od dnia wyodrębnienia własności ostatniego lokalu w określonym budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości zawiadamia o tym na piśmie właścicieli lokali w tej nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa w nieruchomości spółdzielczej powstaje na skutek uchwały większości właścicieli lokali w danej nieruchomości. Wniosek o zwołanie zebrania właścicieli w celu podjęcia uchwały mogą złożyć właściciele lokali posiadający, co najmniej 10 % udziału w nieruchomości wspólnej. Zebranie zwołuje Spółdzielnia na wniosek właścicieli lokali.

Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych 

Art. 24¹. Większość właścicieli lokali w budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości, obliczana według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, może podjąć uchwałę, że w zakresie ich praw i obowiązków oraz zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali

Art. 31. Zebrania ogółu właścicieli lokali … zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących, co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1.

Dzięki założeniu wspólnoty mieszkaniowej właściciele uzyskują wpływ na wysokość opłat za lokale oraz wykonywane remonty. Istotną kwestią jest również przejrzystość rozliczeń finansowych obejmujących zwykle tylko jedną nieruchomość (budynek). Oczywiście, konkretne korzyści zależą również od relacji kosztów do jakości zarządzania budynkiem przez spółdzielnię mieszkaniową. Proces tworzenie wspólnoty mieszkaniowej w zasobach spółdzielczych wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Dlatego też warto nawiązać współpracę z profesjonalnym zarządcą nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa rozpoczyna swoją działalność od początku tj. od „zera”. Natomiast spółdzielnia mieszkaniowa zgodnie z statutem i regulaminami wewnętrznymi opracowuje końcowe rozliczenie finansowe nieruchomości i poszczególnych właścicieli. Każdy z właścicieli informowany jest przez Spółdzielnię o wysokości kwoty do zwrotu na rzecz Spółdzielni lub do zwrotu od Spółdzielni. O tym ile wynosiło będzie saldo końcowe poszczególnego właściciela decyduje zarówno saldo rozliczeń nieruchomości z tytułu eksploatacji i funduszu remontowego, jak i też saldo indywidualnych rozliczeń właściciela z spółdzielnią wynikające z zużycia mediów (np. wody, centralnego ogrzewania) oraz ewentualnego zadłużenia lub nadpłaty opłat za użytkowanie lokalu.  Po utworzeniu wspólnoty mieszkaniowej spółdzielnia mieszkaniowa, jako współwłaściciel nieruchomości (lokale z umową najmu oraz spółdzielczym lokatorskim i własnościowym prawem do lokalu) ponosi koszty i czerpie przychody z nieruchomości wspólnej na takich samych zasadach jak indywidualni właściciele.

Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych 

Art. 4.1. Zarząd spółdzielni prowadzi odrębnie dla każdej nieruchomości:

1) ewidencję i rozliczenie przychodów i kosztów, o których mowa w ust. 1-2 i 4; [eksploatacja i utrzymanie nieruchomości]

2) ewidencję wpływów i wydatków funduszu remontowego zgodnie z art. 6 ust. 3; ewidencja wpływów i wydatków funduszu remontowego na poszczególne nieruchomości powinna uwzględniać wszystkie wpływy i wydatki funduszu remontowego tych nieruchomości.

Tworzenie wspólnoty mieszkaniowej, a następnie administrowanie  nieruchomością wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Dlatego też warto nawiązać współpracę z profesjonalnym zarządcą nieruchomości.

Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości (zwykle jednego budynku) tworzy wspólnotę mieszkaniową.

W przypadku małych wspólnot mieszkaniowych (do 7 lokali) podstawą funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej są przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (art. 195-221). Natomiast dla dużych wspólnotach mieszkaniowych (8 i więcej lokali) podstawą funkcjonowania są przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Właściciele zobowiązani są do wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Może to odbyć się w formie uchwały właścicieli lokali lub też w formie umowy notarialnej (tzw. zarząd powierzony). Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Natomiast do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali. Do najważniejszych czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu należy w szczególności: ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu. Przykład: Właściciele lokali zdecydowali w formie uchwały o przyjęciu planu gospodarczego obejmującego plan remontów zakładający remont klatki schodowej (czynność przekraczająca zwykły zarząd). Działając na podstawie uchwały właścicieli zarząd wspólnoty zawarł umowę z wykonawcą prac wyłonionym w konkursie ofert, a także ustalił kolorystykę klatki schodowej (czynności zwykłego zarządu).

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali

Art. 18. Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

Art 20.1. Jeżeli lokali wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest więcej niż siedem, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona.

Art. 22. 1 Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie.

2. Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.
3. Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:
   1) ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
   2) przyjęcie rocznego planu gospodarczego;

3) ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;

4) …

Właściciele lokali podejmują rokrocznie uchwałę w sprawie przyjęcia planu gospodarczego wspólnoty mieszkaniowej. Uchwała ta określa również wysokość zaliczek (opłat za lokale) oraz zadania do wykonania w ramach planu remontów. Wysokość opłat za lokale zależy od stanu technicznego nieruchomości, wyposażenia nieruchomości w instalacje (np. oświetlenie klatki schodowej, domofon, instalacja centralnego ogrzewania, antena zbiorcza, winda, monitoring); zawartych umów na obsługę nieruchomości (np. sprzątanie, pogotowie awaryjne, usługi ogrodnicze, ochrona), możliwości finansowych właścicieli i ich oczekiwań w zakresie planowanych remontów.

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali

Art. 22. 2. Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.

3. Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:
   1) ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
   2) przyjęcie rocznego planu gospodarczego;

3) ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;

4) …

Właściciele lokali podejmują decyzje w formie uchwał. Mogą one być podejmowane za zebraniu wspólnoty mieszkaniowej lub/i trakcie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd wspólnoty. Każdy z właścicieli ma prawo zaskarżyć podjętą uchwałę do Sądu.

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (duża wspólnota mieszkaniowa, tj. powyżej 8 lokali)

Art. 23. 1. Uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.

2. Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

2a. Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

2b. Jeżeli lokal jest przedmiotem współwłasności w częściach ułamkowych, współwłaściciele celem oddania głosu przypadającego na ich lokal w głosowaniu prowadzonym według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, obowiązani są ustanowić w formie pisemnej pełnomocnika. Ustanowienia pełnomocnika współwłaściciele lokalu dokonują większością głosów liczoną według wielkości udziałów we współwłasności lokalu.

3. O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (mała wspólnota mieszkaniowa, tj. do 7 lokali)

Art. 199. Do rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. W braku takiej zgody współwłaściciele, których udziały wynoszą, co najmniej połowę, mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich współwłaścicieli.

Art. 201. Do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli. W braku takiej zgody każdy ze współwłaścicieli może żądać upoważnienia sądowego do dokonania czynności.

Do końca marca każdego roku Zarząd wspólnoty mieszkaniowej zobowiązany jest zwołać doroczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej. Zwołanie zebrania odbywa się na piśmie. Dobrym zwyczajem jest dołączenie do zaproszenia projektów uchwał, które mają być podjęte na zebraniu.

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali

Art. 30. 2. Przedmiotem zebrania, o którym mowa w ust. 1, powinny być w szczególności:

1)   uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu;

2)   ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1;

3)   sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Art. 32. 1. O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania.

2. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może powierzyć zarządzanie nieruchomością wspólną profesjonalnemu zarządcy nieruchomości. Działania zarządcy nieruchomości obejmuje zwykle prowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, obsługę administracyjną nieruchomości, prowadzenie rozliczeń z właścicielami lokali i kontrahentami wspólnoty, obsługę rachunku bankowego wspólnoty mieszkaniowej, zawieranie umów, zlecanie i nadzór nad pracami remontowymi, realizację uchwał właścicieli lokali i zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami

Art. 182.2 Zarządca nieruchomości działa na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością, zawartej z jej właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą lub jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Art. 186.3 Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób.

Nawiązanie współpracy z zarządcą nieruchomości ma znaczące korzyści dla właścicieli. Po pierwsze, zarządca opracuje komplet dokumentów niezbędnych do rejestracji wspólnoty i jej sprawnego działania. Po drugie, wykona odpowiednie kroki organizacyjne, aby właściciele mogli w pełni korzystać z zalet mieszkania w sprawnie działającej wspólnocie mieszkaniowej. Po trzecie, właściciele mogą korzystać z fachowego doradztwa i pomocy ze strony zarządcy nieruchomości, który posiada wieloletnie doświadczenie w administrowaniu zasobami mieszkalnymi

Jeszcze przed wykupem lokali warto porozmawiać z sąsiadami i spotkać się z profesjonalnym zarządcą nieruchomości, który wesprze Państwa swoją wiedzą i doświadczeniem. Warto podkreślić, że często dotychczasowy właściciel (np. deweloper, gmina, zakład pracy) przy braku zdecydowania przyszłych właścicieli próbuje narzucić swojego zarządcę. Może się okazać, że zarządca zarekomendowany przez dotychczasowego właściciela znajduje się w konflikcie interesów pomiędzy wspólnotą, a dotychczasowym właścicielem, co może wpłynąć, na jakość usług świadczonych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej.